LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT TỐT EMAIL TRONG TOEIC WRITING

Viết email là một câu hỏi hay gặp trong phần 2 bài thi TOEICwriting. Email được dùng phổ biến trong giao tiếp thương mại giữa các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với khách hàng và đối tác bên ngoài. Viết email tiếng Anh là một trong những kĩ năng tối quan trọng mà người học cần thành thạo cho môi trường làm việc có yếu tố nước ngoài.

Tải tài liệu cách viết Email trong phần TOEIC WRITING tại đây nhé: Link

Yêu cầu số 1 của viết email là ngắn gọn, dễ hiểu: luôn nói rõ mục đích ở đầu thư. Tiêu đề email (subject) cần nêu bật nội dung chính của email cũng như mức độ quan trọng khẩn cấp (Important/ very important/ urgent please…)

Email thường bao gồm lời chào đầu thư, nội dung và lời chào cuối thư kèm chữ kí/ tên người gửi (chức danh, phòng ban nếu có). Nếu là người mới tiếp xúc thì lời chào đầu thư thường là Dear + Mr/ Mrs/ Ms + tên (hoặc Dear Sir or Madam nếu không biết tên). Nếu là người quen thì là Hi John (hoặc chỉ cần John,… ), Hi, Hi all, Hi team (nếu gửi cho 1 nhóm)

1. Một số thuật ngữ thông dụng cho viết email :

CC: carbon copy: (gửi cho nhiều người 1 lúc và người nhận có thể nhìn thấy những địa chỉ email nhận được khác)

BCC: Blind carbon copy: Gửi cho nhiều địa chỉ email 1 lúc nhưng người nhận sẽ ko thấy các địa chỉ email nhận được khác, dùng khi cần bảo mật thông tin cho những người nhận khác nhau)

Attach – Đính kèm = enclosed : Please find the report attached / As you can see from the attachment / enclosed is the detailed report./ you can find the detailed report in the attachment. (Xin hãy tìm báo cáo trong file đính kèm)

Best – Dùng trong lời chào/ chúc tốt nhất ở cuối thư: All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to John (Cho mình gửi lời hỏi thăm tới John) / Best regards

Convenience/ (Inconvinience)  – thuận tiện/ (bất tiện): Please reply at your earliest convenience (Xin hãy hồi đáp sớm nhất có thể )/ We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng tôi xin lỗi nếu gây ra bất kì sự bất tiện nào…) / Please let me know what dates are convenient for you (Xin hãy cho biết những ngày nào thì thuận tiện cho bạn)

Dear –Thân mến (chào đầu thư khi mới tiếp xúc): Dear Sir or Madam/ Dear Mr Alex/ Dear Alex/ Dear Sir/ Dear team/ Dear all,

Forward – I look forward to hearing from you soon/ I really look forward to your reply (tôi rất trông đợi nhận được hồi đáp từ bạn  / Please forward this to John (xin hãy chuyển thư/ email này cho John)

Hear from – nghe được, biết được thông tin từ ai đó: I look forward to hearing from you (soon)/ Hope to hear from you soon/ It was really nice to hear from you  (Rất vui khi nhận được cuộc gọi/ email…của bạn)

Hi – Hi/ Hi John (Hi: Chào đầu email khi quen đã lâu)/ Say “Hi” to Steve from me (Chào Steve giúp mình)/ Julie says “Hi” (Julie gửi lời chào ban)

In – In connection with (có liên quan tới) / In advance (trước: thanks in advance)/ In reference to (tham chiếu/ tham khảo tới…)

Inform – thông báo : We regret to inform you that…(chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng…)/ We would like to inform you that…(chúng tôi muốn thông báo cho bạn rằng…)

If: If you need any further information, please contact me at once (nếu bạn cần them thông tin gì, xin hãy liên lạc với tôi ngay nhé)// If there is any problems, please let me know. (Nếu có vấn đề gì hãy cho tôi biết nhé)

Love – chào cuối thư cho người thân thiết: Love / Lots of love/ Send my love to John/ John sends his love

Note – viết, ghi chú, lưu ý:  This is just a quick note to say (Mình chỉ muốn viết vài dòng để nói rằng …)/ Please note that…(Xin hãy lưu ý là…)

Line: Drop someone a line: Don’t forget to drop me a line when you get there (đừng quên viết cho mình khi bạn đến nơi nhé)/  Just drop you few lines (Chỉ là muốn viết vài dòng viết cho bạn rằng…)

Please – Please let me know if you have any questions (Xin hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kì thắc mắc nào/ If you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time

Reference – tham chiếu, liên quan, về việc (vv):  With reference to…/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number

Regards – Trân trọng (lời chào cuối thư trang trọng): Best regards/ Give my regards to John/ Regards

See – See you (soon/ then/ later: gặp lại sau nhé) / Hope to see you again soon (Rất mong được gặp lại bạn sớm)/ I really look forward to seeing  you in Vietnam (rất mong được gặp bạn ở Vietnam)

Meet: gặp lần đầu: I really look forward to meeting you in person (tôi rất mong được gặp trực tiếp bạn)

Sir (ngài/ ông/ anh: xưng danh trang trọng cho nam– Madam cho nữ)/  Dear Sir or Madam: lời chào đầu thư/ email khi chưa biết người đó là nam hay nữ

Soon – Sớm: I look forward to hearing from you soon/ See you soon/ Write soon

Sorry – Sorry it took me so long to get back to you (Xin lỗi vì đã trả lời muộn/ Sorry not to reply sooner (Xin lỗi vì đã không trả lời sớm hơn/ Sorry to write to you out of the blue (xin lỗi vì đã viết cho bạn đường đột thế này)

Thanks/ Thank you – Lời cảm ơn cuối thư: Thanks again (nếu trước đã có thank)/ Thank in advance (cảm ơn trước)/ Thank you for your email (cảm ơn vì email của bạn)/ Thank you for your quick reply (prompt reply)/ Thank you for getting back to me so quickly (cảm ơn vì đã trả lời nhanh chóng/ taking the time to see me yesterday  (cảm ơn vì đã dành thời gian tiếp đón …)

To – I’m writing to you concerning… (Viêt cho bạn về vấn đề) / I’m writing to you regarding (viết cho bạn về …

Yours – Thân mến – lời chào cuối thư cho người thân quen trong công việc hoặc gia đình: Yours sincerely/ Yours faithfully (faithfully dùng trong công việc khi ko biết tên người nhận và đầu thư là dear sir or madam)/ Sincerely yours (Dùng sincerely nếu biết tên người nhận đầu thư là  Dear John, Marry…)

2. Các phần của 1 thư/ email tiếng Anh:

PART 1: GREETINGS (lời chào đầu thư)

Formal (trang trọng)

Nếu không biết rõ tên:

• Dear Sir/ Madam,
• Dear Sir or Madam,

Nếu biết tên last name:

• Dear Mr/ Ms Jones,
• Dear Dr Smith, (Dr = Doctor: tiến sĩ)

Lưu ý: trường hợp thư trang trọng không dùng First name. Ít khi dùng Miss hay Mrs mà dùng chung Ms.)

(note: First names are NOT used. Using Miss or Mrs to address a woman  is not appropriate, as you don’t know whether she’s married or not)

Ví dụ Formal greetings: Dear Sir/ Madam, Dear Sir or Madam/ Dear Mr. Steve…

Informal (Hi + first name)

• Hi Dennis,
• Hello Claire,
• Dear Mum,

PART 2: REASON FOR WRITING / REPLYING (lí do viết thư)

(hồi đáp/ thông báo/ hỏi thông tin/ yêu cầu/ phàn nàn, ứng tuyển…)

Formal (tùy mục đích viết thư có thể dùng 1 trong các câu sau để mở đầu)

• I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about …
• I am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th February…
• Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels.
• With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…

Ví dụ FORMAL EMAIL hồi đáp: With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know…

• Informal (viết mở đầu thư cho người thân quen, đồng nghiệp)
• Just a quick note to invite you to…/ to tell you that…
• This is to invite you to join us for…
• Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
• I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…

PART 3: USEFUL PHRASES for BODY PART

(những cấu trúc hữu dụng cho phần thân chính của email) – tùy mục đích cụ thể

MAKING A REQUEST / ASKING FOR INFORMATION

(dùng khi yêu cầu ai đó cung cấp thông tin hoặc làm gì đó)

Formal

• Could you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting on 12th December?
• I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days.
• Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager?
• I would also like to know if there are any swimming pools in your area.
• Please let me know how much the tickets cost.

Informal

• I was wondering if you could come and see me sometime next week.
• Would you mind coming early to help me clear up the place?
• Do you think you could call Jerry for me?
• Can you call me/ get back to me asap? (as soon as possible) (get back to = contact me / reply )

OFFERING HELP / GIVING INFORMATION

(đề nghị giúp đỡ/ thông báo)
Formal

• We are happy to let you know that your article has been selected for publication.
• I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2014.
• We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions.
• We are willing to arrange another meeting with the CEO.
• We would be glad to send you another statement if necessary.
• Please do let me know if I can be of further assistance.
• Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us. (should you = If you…)

Informal

• I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.)
• I’m happy to tell you that John and I are getting married next month.
• Would you like me to come early and help you clear up the place?
• How about I come and help you out?
• Do you need a hand with moving the furniture?

COMPLAINING

(Phàn nàn)

Formal

• I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about…
• I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us.
• We regret to inform you that your payment is considerably overdue.
• I would like to receive a full refund and compensation for the damages.
• I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.

Ví dụ FORMAL COMPLAINING: We regret to inform you that your payment is considerably overdue.

Informal

• I’m sorry to say that you’re late with the payments.
• I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected.

APOLOGIZING

(thư xin lỗi)

Formal

• We would like to apologize for any inconvenience caused.
• Please accept our apologies for the delay.
• Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.
• We will make sure that this will not happen again in the future.
• I am afraid I will not be able to attend the conference.

Informal

• I’m sorry for the trouble I caused.
• I apologize for the delay.
• I promise it won’t happen again
• I’m sorry, but I can’t make it to the meeting.

ATTACHING FILES

(nếu gửi kèm file)

Formal

• I am attaching my CV for your consideration.
• I am sending you the brochure as an attachment.
• Please see the statement attached.
• Please find attached the file you requested.
• I am afraid I cannot open the file you have sent me.
• Could you send it again in … format?

Informal

• I’m attaching/sending you the holiday photos.
• Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format?

PART 4: ENDING

(cuối thư: lời chào và chữ kí)

Formal

• I look forward to hearing from you.
• I look forward to hearing when you are planning to visit our town.
• EMAIL ENDINGS: I look forward to hearing from you soon.

Informal

• Hope to hear from you soon.
• I’m looking forward to seeing you.
• Câu chào (trước tên bạn cuối email)
• Yours faithfully, (nếu bắt đầu thư bằng Dear Sir/ Madam,)
• Yours sincerely, (nếu bắt đầu thư Dear + name:  Dear Ms Collins)
• Sincerely Yours, (Anh Mỹ)
• Sincerely, (Anh Mỹ)
• Yours Truly, (Anh Mỹ)

CLOSING EMAILS INFORMAL WAY: Love, Thanks, Take care, Yours,

Informal

• Love,
• Thanks,
• Take care,
• Yours,
• Best regards, (semi-formal, also BR)